Mazars Cabrera alerta para gargalos na migração para o eSocial

esocialSaneamento de cadastro dos funcionários é apontado como uma das principais dificuldades

As inconsistências nos dados dos funcionários, as adaptações dos sistemas de processamento eletrônico de dados e aquelas relacionadas a processos e controles, incluindo a mudança de cultura e “modus operandi”, são os principais gargalos do processo de implantação do eSocial (mais um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED), que vai unificar o envio ao governo das informações referentes às obrigações das empresas relacionadas aos seus colaboradores.

O sócio líder de Consultoria da Mazars Cabrera, Éder Mutinelli, acredita que a principal dificuldade, que demandará o maior número de horas de trabalho, está relacionada ao “saneamento de cadastro”, que, dentre outros, terá como objetivo corrigir todas as divergências entre as informações do cadastro dos funcionários disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal (CEF).

“O sistema fará o cruzamento de dados e alertará sobre as inconsistências. Muitas vezes, o empregado precisará ser envolvido não somente para disponibilizar/atualizar dados nas próprias empresas empregadoras, mas também terá que corrigir uma determinada informação pessoal diretamente junto a uma dessas instituições, o que torna o processo mais difícil para o gerenciamento da empresa. Sem dúvida, não se trata de um processo ágio, considerando, inclusive, a capacidade de atendimento dessas instituições”, explica o executivo. Exemplos são casos de funcionários que, depois de casados, em que houve alteração/inclusão de outro sobrenome, não tomaram as providências para a mudança de cadastro. A partir de agora, se o dado não estiver atualizado, o sistema rejeitará o cadastro.

Considerando o grande volume de trabalho, a relativa complexidade e o deadline para o sistema “rodar”, que é janeiro de 2018 para várias empresas que atendem aos parâmetros iniciais, Mutinelli considera o prazo curtíssimo. Ele alerta às empresas que ainda não iniciaram os respectivos trâmites que o façam o mais rápido possível. “Mesmo aquelas que têm departamento de RH bem organizado não podem perder tempo porque o sistema está estruturado em vários níveis de detalhamento, o que aumenta a possibilidade de inconsistências de informações. Além disso, as ações não estão restritas exclusivamente ao gerenciamento das próprias empresas, havendo uma dependência de ações de funcionários e terceiros”, diz.

A mudança de cultura e adaptação às novas regras são também gargalos destacados pela gerente de Administração de Pessoal e do TAX da Mazars Cabrera, Juliana Melo. “O eSocial vai exigir bastante da área de compliance. O funcionário admitido deverá ser cadastrado 48 horas antes de começar a trabalhar; as férias precisarão ser comunicadas com no mínimo 30 dias de antecedência. Esses prazos não costumam ser cumpridos na prática, mas, com o novo sistema, as empresas terão que se adaptar”, analisa. Uma saída é orientar o RH a trabalhar em maior sintonia com os outros departamentos.

Outra atividade passível de problemas será a estruturação/processamento da folha de pagamentos, em que o eSocial acrescentou 50 novos campos de informação. “A Receita Federal determina, por exemplo, que o pagamento de bônus, sempre que houver habitualidade, deve ser tributado, mas não deixa claro o que considera como habitualidade. As empresas em geral não recolhem impostos sobre os bônus, que costumam ter valores expressivos, pois entendem que eles são eventuais. No entanto, se o bônus é pago anualmente, por exemplo, fica configurada a habitualidade”, avalia Juliana.

Apesar de todos os contratempos, o eSocial, ao trazer todas as informações para um ambiente único e digital, moderniza o acesso aos dados e consolida a jurisprudência. “Por outro lado, ele criou também algumas obrigações repetitivas, como informar ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) a demissão de um funcionário, ao mesmo tempo em que o empregador faz também a mesma notificação no sistema desenvolvido pela CEF para recolhimento do FGTS”, pondera Juliana. Ela aconselha as empresas a ajustarem seus procedimentos em relação às obrigações para com os funcionários: “o descumprimento dos prazos implicará multas cujos valores oscilam de acordo com a infração. Antes, o governo só detectava as infrações em casos de fiscalização espontânea ou de denúncia. Agora, não. As próprias empresas vão alertar o governo se desrespeitarem as normas”.

Fonte: Da Redação

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